Recruiting Analytics: Metriken, Kennzahlen, Beispiele & mehr!

Daten, Daten, Daten. Heute gibt es kaum noch einen Unternehmensbereich, der es sich leisten kann, Entscheidungen nicht auf Basis zuverlässiger Daten zu treffen. Umso wichtiger sind all die Aufgaben, die dem Recruiting Analytics zuzuordnen. Denn hier geht es um die zielgerichtete Analyse und Aufbereitung von Daten mit Recruiting-Bezug. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie diese Disziplin in Ihrem Unternehmen etablieren und welche Kennzahlen und Metriken Sie dafür auf dem Schirm haben sollten.

Definition: Was ist Recruiting-Analytics?

Recruiting Analytics beschäftigt sich mit den verschiedensten Daten, die in Zusammenhang mit der Personalgewinnung eines Unternehmens erhoben werden können. Die Disziplin wertet diese Daten aus und analysiert sie, um faktenbasierte Entscheidungen in der Personalbeschaffung zu ermöglichen. Dementsprechend ist Recruting Analytics stark mit Recruiting-KPIs und allgemeinem Reporting in der Personalbeschaffung verbunden. Im Zentrum stehen jedenfalls verlässliche Daten, die auf den verschiedensten Punkten der Candidate Journey gesammelt werden können.

Das Recruiting Analytics nutzt diese Daten, stellt sie übersichtlich dar und macht sie interpretierbar. So wird es dem Team möglich, datenbasierte und informierte Entscheidungen zu treffen. Zumeist mit positiven Auswirkungen auf die Effizienz in der Personalgewinnung. Gleichzeitig ist Recruiting Analytics keine starre Disziplin, sondern kann von verschiedenen Unternehmen unterschiedlich ausgelegt werden. Von Großkonzernen, die selbst Big Data und KI-Systeme in der Personalgewinnung nutzen, von Klein- und Mittelbetrieben, die zielgerichtet auf Ihre wichtigsten Recruiting-KPIs blicken. Jeder Schritt, den Sie in Richtung einer datenbasierten Arbeit investieren, ist ein wichtiger.

Warum ist Recruiting Analytics wichtig?

Ein gutes Beispiel, um aufzuzeigen, wie wichtige Recruiting Analytics heute ist, ist das sogenannte „Post-and-Pray“-Verständnis in der Personalgewinnung. Dieses meint etwas abschätzig die vormals gängige Praxis, offene Stellen auf Job-Boards zu veröffentlichen – in der Hoffnung, dass sich ausreichend Kandidat·innen direkt bewerben.

Diese Zeiten sind heute vorbei. Die alleinige Stellenanzeige auf dem Job-Board der Wahl wirft immer seltener die gewünschten Ergebnisse ab. Gleichzeitig steigen die Preise für Platzierungen deutlich an, die Budget-Töpfe für Recruiting-Teams innerhalb Unternehmen wachsen hier (zu) langsam mit. Budget-Knappheit, das ist auch klar, ist in vielen Teams weiterhin weit verbreitet. Die Konsequenz: Die Personalbeschaffung hat Zugriff auf einen durchaus beachtlichen Budget-Topf, müssen gleichzeitig aber darauf achten, diesen möglichst effizient zu nutzen. Denn: Unter den aktuell schwierigen Bedingungen am Arbeitsmarkt ist ein hoher Budget-Einsatz noch lange kein Selbstläufer beim Finden der geeignetsten Kandidat·innen.

Genau hier kommt Recruiting Analytics ins Spiel. Wenn wir bei dem Beispiel der Personalsuche bleiben, dann stellt die Disziplin sicher, dass das Budget in die richtigen Kanäle investiert wird. Nämlich in jene, die zuverlässig die besten Bewerbungen bringen. Es geht also darum, seine Chips auf die richtigen Felder zu setzen. Dafür nutzt Analytics in der Personalgewinnung jene Daten, die einerseits bei den Anbietern von Stellenanzeigen und andererseits im eigenen Bewerbermanagementsystem anfallen, um diese zu kombinieren und zu interpretieren.

Sie wissen nun, welche konkreten Bewerbenden über welche Plattform auf Sie aufmerksam geworden sind, und können dies in Ihrer Evaluation der Plattform berücksichtigen. Bedeutet konkret: Sie bewerten Job-Boards nicht mehr rein nach Klicks auf die Stellenanzeige, sondern – besser – nach den tatsächlichen Einstellungen, die daraus entstanden sind. Tatsächlich ist dies aber nur ein kleiner Teil des weiten Feldes von Recruiting Analytics. Im Folgenden widmen wir uns deshalb vorerst noch einmal den konkreten Vorteilen, die mit dieser Disziplin einhergehen.

Vorteile von Analytics im Recruiting

Recruiting Analytics bringt die datenbasierte Arbeit in die Personalgewinnung. Und das ist auch gut so, schließlich liegt hier ungemeines Potenzial zur Effizienz-Steigerung und Kosten-Reduktion. Auch wertvolle Zeitressourcen in der praktischen Umsetzung können so eingespart werden. Folgende Vorteile gehen beispielsweise mit dieser Disziplin konkret einher:

• Höhere Budget-Effizienz: Durch Recruiting Analytics sind Sie in der Lage, sich auf die effizientesten Kanäle in der Personalbeschaffung zu fokussieren. Das spart bares Geld und reduziert die Cost-per-Hire.
• Bessere Prozessgestaltung: Sie können durch Analysen Ihre eigenen Recruiting-Prozesse datenbasiert hinterfragen und werden so definitiv auf Optimierungspotenziale stoßen. So verbessern Sie Ihre Prozesse und die Candidate Experience der Bewerbenden.
• Erfolge messbar machen: Recruiting Analytics ist zudem eine perfekte Gelegenheit für Sie, um Ihren Erfolg aufzuzeigen. Sie können zeigen, welche Verbesserungen zu welchem Ergebnis geführt haben. Oder aber wie effizient Sie bereits in der Lage sind, offene Stellen zu besetzen.

Welche Arten von Recruiting Analytics gibt es?

Die Disziplin Recruiting Analytics beinhaltet ein breites Aufgabenfeld. So ist es wenig überraschend, dass sich hier bereits verschiedene Arten von Recruiting Analytics entwickelt haben. Was alle gemein haben? Daten sind eine unerlässliche Grundlage. Im Folgenden stellen wir Ihnen unterschiedliche Arten von Recruiting Analytics vor: 

Predictive Analytics Recruiting 

Aus dem Englischen übersetzt bedeutet diese Art der Recruiting Analytics so viel wie vorhersagende Recruiting Analyse. Im Predictive Analytics Recruiting verwenden Sie Daten aus Ihrer Personalbeschaffung, um zukünftige Trends für Ihr Recruiting vorherzusagen. Dabei analysieren Algorithmen diese Daten, um Muster zu ermitteln und so das Verhalten potenzieller Kandidat•innen und Ihrer Mitarbeitenden vorherzusagen.

• Welche Eigenschaften deuten auf eine hohe Performance im Job hin? Welche weniger?
• Welche Bereiche haben eine hohe Fluktuationsrate? Lassen sich Muster erkennen?
• Welche Kanäle bringen Kandidat·innen, die später im Job besonders gut performen? Welche weniger?

Predictive Analytics Recruiting hilft Ihnen dabei, eine auf Daten fundierte Antwort zu finden und so Ihre Personalbeschaffung zu optimieren.  

People Analytics Recruiting 

People Analytics Recruiting (auch HR-Analytics genannt) folgt dem Vorgehen des Predictive Analytics Recruiting nahtlos. Auch im People Analytics wird auf Einsicht durch Daten gebaut. Dabei werden die Personaldaten der Mitarbeitenden Ihres Unternehmens erhoben und von Algorithmen analysiert. Das ermöglicht einen detaillierten und präzisen Einblick in den Zustand des Personalbestands Ihres Unternehmens. Das führt z.B. zu einer besseren Personalplanung, indem Sie datenbasiert identifizieren können, an welcher Stelle mehr Personal benötigt wird. Auch wenn auf Ihr Bauchgefühl vertrauen können, HR-Analytics gibt Ihnen datengetriebene Gewissheit für Ihre Entscheidungen. 

Recruiting Controlling 

Ziel des Recruiting Controlling ist es, den gesamten Prozess Ihrer Personalbeschaffung zu überblicken und damit Transparenz zu schaffen. Dafür erheben und analysieren Sie die festgelegten Leistungsindikatoren (KPIs) all Ihrer Recruiting-Maßnahmen. Recruiting Controlling stellt also die Grundlage dar, um Ihr Recruiting erfolgreich umzusetzen und falls nötig auch zu optimieren. 

Kennzahlen, Metriken und Tools im Analytics

Sich durch den Urwald an Recruiting-KPIs und -Metriken zu wühlen, ist oftmals gar nicht so einfach. Tatsächlich gibt es bereits eine Vielzahl an Kennzahlen, die in vielen Unternehmen zur Anwendung kommen. Nur eben oftmals isoliert und ohne zentrale Verwertung etwa im Kontext von Recruiting Analytics. In unserem Glossar-Beitrag zum Thema Recruiting-KPIs finden Sie eine umfassende Übersicht über die wichtigsten Kennzahlen in der Personalgewinnung – Impulse zur Berechnung inklusive! In diesem Abschnitt erhalten Sie eine Übersicht gängiger Tools und Metriken, die Ihnen in der Praxis behilflich sind.

Welche Kennzahlen & Metriken sind wichtig?

Besonders interessant sind in Zusammenhang mit Recruiting Analytics sogenannte Conversion Rates, die man eigentlich aus dem Marketing kennt. Eine Conversion ist eine gewünschte Aktion, die ein·e Kund·in oder eben ein·e Bewerber·in durchführen soll. Die Conversion Rate wiederum beschreibt den Anteil derer, die an den Punkt gelangen, wo es um das Setzen der Aktion geht, und diese tatsächlich durchführen.

Eine mögliche Conversion Rate hier ist beispielsweise die Quote an Besucher·innen der Stellenanzeige und den Bewerbungen, diese wird folgendermaßen berechnet:

Erzielte Bewerbungen / Anzahl der Besucher·innen der Stellenanzeige

Conversion Rates wie diese können Sie für die verschiedensten Stufen im Bewerbungsprozess erheben, hier sind Ihnen kaum Grenzen gesetzt. Jedenfalls aber sollten Sie die Daten auch für sich nutzen: Springen an einem Punkt sehr viele ab, so liegt hier vielleicht ein Fehler und Sie sollten optimieren.

Auch dazu ein Beispiel: Insgesamt sehen 300 Interessent·innen Ihre Stellenanzeige, 30 bewerben sich (Conversion Rate: 10 %). Sie führen eine Vorauswahl durch und möchten 10 Bewerbende zum Gespräch einladen. Nur 2 nehmen Ihre Einladung tatsächlich an (Conversion Rate: 20 %).

Offenbar gibt es in diesem Schritt etwas, das sehr viele Bewerbende abspringen lässt. Brauchen Sie zu lange in der Bewertung der Bewerbungen? Ist Ihre Nachricht möglicherweise nicht gut genug formuliert? Daten wie diese sollten Sie jedenfalls Ihre Prozesse hinterfragen lassen. Die erhobenen Daten geben Ihnen außerdem eine gute Argumentationsgrundlage gegenüber Ihren Schnittstellen, wenn die lange Wartezeit auf eine Rückmeldung bei den Bewerbenden etwa auf zu langsame Rückmeldungen aus dem Fachbereich zurückzuführen ist.

Tools fürs Recruiting Analytics

Um Ihren Recruiting Prozess präzise zu analysieren, bedarf es technischer Unterstützung. Mit einer technischen Unterstützung schaffen Sie sich eine Datengrundlage, auf der Sie daraufhin informierte Entscheidungen treffen und am Ende auch die•den geeigneste•n Kandidaten•in einstellen können. Die folgenden Tools helfen Ihnen Ihre Recruiting Analytics erfolgreich umzusetzen:  

Bewerbermanagementsysteme (ATS)

Ihr Bewerbermanagementsystem ist der Ort, an dem die Daten über Ihren Recruiting-Prozess zusammenlaufen. Es erfasst, strukturiert und bereitet die Daten so auf, dass Sie fundierte Entscheidungen treffen können. Dementsprechend ist Ihr ATS elementarer Bestandteil Ihrer Recruiting Analytics-Werkzeugkiste. 

UTM Builder und Google Analytics  

Die Verwendung eines UTM Builders und Google Analytics ermöglicht es Ihnen, genau nachzuverfolgen über welche Kampagnen-Links und -Kanäle Ihre Bewerber•innen sie erreichen. Damit ist es eine ideale Ergänzung zu den erhobene Daten aus Ihrem ATS. 

A/B Testing Tools 

A/B Testing Tools erweitern Ihr Analytics-Repertoire um eine erkenntnisreiche Dimension: Mit A/B Testing Tools können Sie verschiedene Varianten Ihrer Stellenausschreibung, Karriereseiten oder Kampagne ausspielen und vergleichen. Über das Testen und Analysieren von Änderungen Ihrer Kampagne in Echzeit können Sie ermitteln welche Version die besten Ergebnisse erzielt. 

Recruiting Analytics Best-Practice: So gelingt’s

Sie möchten selbst in der Personalgewinnung kontinuierlich stärker auf die Arbeit mit Daten setzen? Herzlichen Glückwunsch! Das ist der wichtigste Schritt. Nun gibt es aber noch viel zu tun – folgende Schritte sollten Sie beachten, um erfolgreich mit Recruiting Analytics zu starten.

1) Stellen Sie die richtigen Fragen

In der Regel beginnt alles mit konkreten Fragen, die Sie auf Datenbasis beantworten möchten, das könnte zum Beispiel sein:

• Welche Kanäle sind für uns am effizientesten?
• Ab welcher Zeitdauer für eine Rückmeldung springen sehr viele Kandidat·innen im Prozess ab?
• Wie viel kostet uns eine Bewerbung für eine gewisse Position?

Diese Phase ist gleichzeitig eine der wichtigsten. Nehmen Sie sich also ausreichend Zeit, um auf mögliche Fragestellungen zu blicken. Das hilft Ihnen im Anschluss, konsequent die richtigen Daten zu erheben.

2) Legen Sie Ihre KPIs fest

Sie wissen, welche Fragen Sie beantworten möchten? Dann legen Sie nun die Kennzahlen fest, die Sie messen möchten. Diese sollten es Ihnen ermöglichen die zuvor gestellten Fragen zu beantworten. Wichtige Kennzahlen für Ihren Personalbeschaffungsprozess sind beispielsweise die Zahl der offenen Stellen, die Zeit bis zur Besetzung (Time-to-Hire) oder die Kosten für eine erfolgreiche Einstellung. 

3) Sammeln Sie die wichtigsten Daten?

Nun geht es an die Datenerhebung. Sammeln Sie an den verschiedensten Stellen Daten, die für Ihr Recruiting relevant sein könnten (und die es Ihnen ermöglichen, Ihre Fragen zu beantworten). Das wäre beispielsweise die Zahl der offenen Stellen, die Zeit bis zur Besetzung (Time-to-Hire) oder die Kosten für eine erfolgreiche Einstellung. Hier hilft Ihnen im Recruiting-Analytics definitiv die Verwendung eines Bewerbermanagementsystem weiter. Dieses speichert automatisch vielfältige Daten in Zusammenhang mit Ihrem Bewerbungsprozess und stellt Ihnen diese in Form von hilfreichen Reportings zur Verfügung.

Der onlyfy Bewerbungsmanager etwa ermöglicht Ihnen so mit Ihrem persönlichen Dashboard tiefergehende Einblicke in den Status quo Ihrer Recruiting-Prozesse. So bringen Sie nachhaltig mehr Effizienz in Ihre Personalgewinnung.

Gleichzeitig bietet es sich an, auch über die erhobenen Daten in Ihrem ATS hinauszugehen und Daten hinsichtlich der Erfahrung Ihrer Kandidat·innen im Prozess zu ermitteln. Das ermöglicht es Ihnen, Ihren Bewerbungsprozess aus Unternehmensseite und Bewerbendenseite zu betrachten. So verstehen Sie, wie der Bewerbungsprozess für Sie funktioniert (etwa, ob Sie ausreichend Bewerbende zu akzeptablen Kosten erhalten) UND wie dieser von Kandidat·innen wahrgenommen wird (Stichwort: Candidate Experience). zu erlangen. Dafür können Sie ganz einfach eine Umfrage nutzen, die Ihren Bewerbenden gezielte Fragen zu Ihrem Bewerbungsprozess stellt. Diese könnten wie folgt lauten (bitten Sie jeweils um eine Einschätzung auf einer Skala von 1-10, um eine einfache Auswertung zu ermöglichen):  

• Wie würden Sie die allgemeine Erfahrung beschreiben, sich bei uns zu bewerben? 
• Wie empfanden Sie die Kommunikation während des Bewerbungsprozesses? 
• Wie würden Sie Antwortzeiten von uns bewerten? 
• Wie verständlich und informativ war die Stellenausschreibung? 
• Wie empfanden Sie die Dauer des Bewerbungsprozesses? 
• Wie würden Sie die Interviewerfahrung bewerten? 
• Hatten Sie ein klares Bild über den Ablauf und die nächsten Schritte im Bewerbungsprozess? 
• Gab es technische Probleme oder Herausforderungen während des Bewerbungsprozesses? 
• Fühlten Sie sich während des Bewerbungsprozesses respektiertet und wertgeschätzt? 

Als offene Frage können Sie abschließend fragen: “Was würden Sie an unserem Bewerbungsprozess verbessern?” So erhalten Sie konkrete Ideen und Inspirationen direkt aus Ihrer Zielgruppe. 

4) Analysieren und interpretieren Sie die Daten

Haben Sie nun auf Unternehmens- und Bewerbendenseite Daten erhoben, können nun auf eine Vielzahl an wertvollen Informationen zugreifen. Diese gilt es nun zielgerichtet für die Optimierung Ihres Recruitings zu nutzen. Gehen Sie dafür zurück zu Ihren eingangs gestellten Fragen und versuchen Sie, diese auf Basis der vorhandenen Daten zu beantworten. Für unsere beispielhaften Fragestellungen können Sie die folgenden KPIs heranziehen: 

Frage 1: Welche Kanäle sind für uns am effizientesten? 

Um zu ermitteln, welche Kanäle für Ihr Recruiting am effizientesten sind, können Sie auf KPIs zurückgreifen, die eine präzise Aussage über die Leistungsfähigkeit eines bestimmten Kanals zulassen. Diese KPIs sind hier ratsam: 

• Cost-per-Hire pro Kanal 
• Anzahl der Bewerbungen pro Kanal 
• Conversion-Rate pro Kanal 
• Time-to-Fill pro Kanal 

Frage 2: Ab welcher Zeitdauer für eine Rückmeldung springen sehr viele Kandidat·innen im Prozess ab? 

Auch diese Frage lässt sich mittels Recruiting KPIs ermitteln. In diesem Fall sind diese spezifisch darauf ausgelegt bestimmte Zeitabschnitte innerhalb Ihres Prozesses abzubilden. Auf die folgenden KPIs können Sie zur Beantwortung der Frage zurückgreifen: 

• Time-to-Reply 
• Drop-off-Rate nach jeder Bewerbungsphase 

Frage 3: Wie viel kostet uns eine Bewerbung für eine gewisse Position? 

Die Wirtschaftlichkeit Ihres Recruiting-Prozesses zu überblicken ist ein zentraler Aspekt, um Ihre Ressourcen bestmöglich einzusetzen. Um herauszufinden wie viel eine Bewerbung je nach einzustellender Position kostest, können Ihnen die folgenden KPIs Erkenntnisse liefern: 

• Cost-per-Application 
• Cost-per-Hire 

Frage 4: Was würden unsere Kandidat•innen an unserem Bewerbungsprozess verbessern? 

Wie gut Sie eine solche Frage beantworten können, hängt von den Fragen ab, die Sie Ihren Bewerbenden zur Candidate Experience stellen. In unserem Fall gibt die Frage “Was würden Sie an unserem Bewerbungsprozess verbessern?” direkten Aufschluss über Verbesserungsmöglichkeiten. Je nach Antwortmuster der darüber hinaus gestellten Fragen, können auch andere Fragen auf Verbesserungspotential hinweisen. 

5) Optimierung und laufende Überwachung Ihrer Prozesse  

Von Ihrer Datenauswertung ausgehend werden Ihnen wahrscheinlich einige Felder unterkommen, in denen Ihnen die Daten ein negatives Attest ausstellen. Das sind in der Folge genau die Bereiche, in denen Sie Optimierungen ableiten können, um nachhaltig effizienter zu rekrutieren. Erhalten Sie beispielsweise negatives Feedback zu der Gesamtdauer Ihres Bewerbungsprozesses, könnten Sie nun daran arbeiten, eine schnellere Time-to-Reply einzuführen. Oder die Cost-per-Hire auf einem Kanal fällt signifikant hoch aus? Dann wäre es eine Möglichkeit, für Ihre kommende Personalbeschaffung auf diesen Kanal zu verzichten und zu evaluieren, ob Sie trotzdem zu einem guten Ergebnis gelangen. Hier eignen sich sogenannte A/B Testing-Tools um zu ermitteln und zu vergleichen, welche Maßnahme sich für Sie am besten eignet. 

Die Liste der Optimierungsmöglichkeiten ist lang: Dementsprechend sinnvoll ist es, einen kontinuierlichen Überblick über Ihre KPIs zu haben, um die relevanten Potentiale schnellstmöglich zu erkennen. In diesem Sinne ist Recruiting Analyitcs kein einmaliger Prozess, sondern ein Vorgehen, welches Sie nach Einführung ständig begleitet. 

Recruiting Analytics – Fazit

Recruiting Analytics ist ein weit gefasstes Feld, das sich mit der Auseinandersetzung mit Daten in der Personalgewinnung beschäftigt. Unternehmen nutzen demnach Daten, um im Recruiting effizienter und zielgerichteter zu agieren. Von Analysen bis Reportings fallen hier eine Vielzahl an unterschiedlichen Aspekten hinein. Fest steht: Sie benötigen hierfür eine solide Datenbasis, um überhaupt Analysen und Interpretationen vornehmen zu können. In der Regel lohnt es sich, unter Verwendung eines Bewerbermanagementsystem ins Recruiting Analytics zu starten. Dies stellt Ihnen automatisch einige spannende KPIs zur Verfügung und ermöglicht so einen einfachen Beginn.

FAQ zu Recruiting Analytics