Vakanzzeit: Bedeutung, Durchschnitt, Statistiken & mehr!

  Die Vakanzzeit ist eine der wichtigsten Kennzahlen für die aktuelle Arbeitsmarktsituation aus einer übergreifenden Perspektive. Sie gibt Aufschluss darüber, wie schnell es Betrieben gelingt, offene Stellen mit passenden Mitarbeitenden zu besetzen. In diesem Beitrag erfahren Sie, was genau unter Vakanzzeit zu verstehen ist, wie sie gemessen wird und erhalten Einblick in die durchschnittliche Vakanzzeit einiger ausgewählter Berufe in Deutschland.  

Definition Vakanzzeit: Was ist darunter zu verstehen?  

Die Vakanzzeit ist eine Kennzahl die Aufschluss darüber gibt, wie schnell es deutschen Unternehmen im Durchschnitt gelingt, eine offene Stelle zu besetzen. Sie wird von der Bundesagentur für Arbeit (BA) veröffentlicht und zeigt, welche Berufsgruppen besonders stark von Fachkräfteengpässen betroffen sind. Dabei ist die Vakanzzeit von einigen weiteren Kennzahlen abzugrenzen, die Ähnliches aussagen: Da die Vakanzzeit nämlich von der BA gemessen wird, bezieht sich diese auf den Zeitraum vom gewünschten Besetzungstermin einer veröffentlichten Stellenanzeige über die BA bis zur Entfernung der Anzeige.  

Damit ist sie etwa von der Time-to-Hire abzugrenzen, die ihren Startpunkt beim Beginn der Suche festsetzt und bis zur Vertragsunterschrift andauert. Die Time-to-Fill wiederum bezieht sich auf die Zeitdauer vom Start der Suche bis zum ersten Arbeitstag – es ist damit die längste Periode unter den drei Kennzahlen. Eine vakante Stelle muss dabei nicht immer eine Stelle sein, die plötzlich frei wird – wie etwa durch Fluktuation oder natürliche Austritte (Pensionierung). Es kann sich dabei auch um neu geschaffene Stellen handeln, die von Unternehmen besetzt werden sollen.  

Vakanzzeit Bedeutung: Warum ist sie wichtig?  

Die Vakanzzeit ist demnach eine Kennzahl, die in engem Zusammenhang mit der Job-Börse der BA steht. Warum ist sie also dennoch für das Recruiting wichtig? Weil diese Kennzahl einen guten Überblick ermöglicht, wie sich die Arbeitsmarktsituation für verschiedene Positionen in ganz Deutschland gestaltet. Durch die jährliche Veröffentlichung der durchschnittlichen Vakanzzeit durch die Bundesagentur für Arbeit sowie der Detailbetrachtung von gewissen Berufsgruppen können sich Recruiter·innen mit dem Gesamtdurchschnitt deutscher Unternehmen vergleichen – und erhalten so einen Eindruck darüber, ob Ihr Recruiting schnell und effektiv arbeitet.  

Ein Blick auf die tatsächliche Vakanzzeit in Deutschland zeigt einen massiven Anstieg seit 2010: Betrug diese hier noch 57 Tage, so lag die Vakanzzeit 2023 bereits bei 148 Tagen. Das entspricht einer Steigerung von rund 260 %. Kritisch zu betrachten ist an der Kennzahl der Vakanzzeit, dass diese gewissen Ungenauigkeiten unterliegt: Einerseits findet die Messung stets zeitversetzt dar, weil sich die BA nur auf jene Daten beziehen kann, die diese von den Unternehmen erhält. In der Praxis ist es nämlich nicht selten, dass der Besetzungstermin (deutlich) vor dem Zeitpunkt liegt, an dem die Besetzung an die BA kommuniziert wird. Zudem werden auch jene Stellen berücksichtigt, die unbesetzt bleiben und in weiterer Folge abgemeldet werden. Hier findet also erst gar keine erfolgreiche Besetzung statt.  

Vakanzzeit berechnen 

Die Berechnung der Vakanzzeit ist einigermaßen simpel. Sie bezieht sich rein auf die Veröffentlichung der Stellenanzeige auf der Job-Börse der Bundesagentur der Arbeit. Das heißt, dass auch Sie als Unternehmen Ihre diversen Vakanzzeiten einfach überwachen können, indem Sie die Daten der Veröffentlichung und Entfernung Ihrer Anzeige bei der BA im Blick behalten. 

Wichtig ist es gleichwohl, um Ihr Recruiting bestmöglich datenbasiert steuern zu können, dass Sie sich auch Ihre Time-to-Hire ansehen, die als wichtigste Kennzahl im Recruiting-Prozess gilt. Daneben gibt es eine Vielzahl an Kennzahlen, die Aufschluss darüber geben können, wo die großen Zeitfaktoren für Ihr Recruiting liegen. Sie möchten Einblick in weitere wichtige KPIs (Key Performance Indicators) für Ihre Personalgewinnung erhalten? Alles Wissenswerte finden Sie in unserem Glossar-Eintrag zu Recruiting-KPIs.  

Durchschnittliche Vakanzzeit in Deutschland – Statistiken  

Das Marktforschungs- und Statistik-Unternehmen Statista gibt regelmäßig die Vakanzzeit für einige ausgewählte Berufe heraus. In einer Auswahl der größten Engpassberufen wird dabei aufgezeigt, welche Berufe die höchste Vakanzzeit aufweisen. Dazu zählten zwischen Juli 2022 und Juni 2023 Naturstein-, Mineral- und Baustoffherstellung mit 285 Tagen, Bodenverlegung mit 280 Tagen und Aus- und Trockenbau mit 266 Tagen. Die durchschnittliche Vakanzzeit über alle Berufe lag in dieser Periode bei 148 Tagen.  

Vakanzzeit Pflege  

Die Vakanzzeit wird jeweils gesondert für unterschiedliche Bereiche in der Pflege ausgewiesen. Traditionell stärker betroffen vom Fachkräfteengpass ist dabei die Altenpflege, aber auch die Krankenpflege weist eine überdurchschnittlich hohe Vakanzzeit auf. Wie die Bundesagentur für Arbeit für 2019 meldete, lag die Vakanzzeit in der Krankenpflege bei 154 Tagen und damit deutlich über dem Durchschnitt von 118 Tagen. Aktuellere Zahlen dürften dabei deutlich höher sein, da auch die durchschnittliche Vakanzzeit insgesamt stark angestiegen ist. 

Für die Altenpflege gestaltet sich die Situation indes noch gravierender: Hier lag die Vakanzzeit 2023 bei 263 Tagen und damit auf Platz sechs der Berufe mit der höchsten Vakanzzeit. Der Durchschnitt über alle Positionen lag in diesem Zeitraum bei 148 Tagen.  

Vakanzzeit Informatik  

Auch Stellen im IT-Bereich sind von einer hohen Vakanzzeit betroffen. Hier liegen Daten aus 2019 vor, wonach die durchschnittliche Vakanzzeit bei 137 Tagen lag. Höher wurde diese für spezialisierte Positionen, so lag sie für eine Fachkraft in technischer Informatik bei gar 168 Tagen. Bei hochqualifizierten Expert·innen waren offene Stellen im Durchschnitt sogar 196 Tage unbesetzt. Am niedrigsten ist die Vakanzzeit hingegen für Expert·innen in der Netzwerkadministration (73 Tage) bzw. Expert·innen für Bio- und Medizininformatik (82 Tage).  

Tipps zur Reduktion der Vakanzzeit  

Auch, wenn die Vakanzzeit nicht die optimale Kennzahl ist, nach der Sie Ihr Recruiting steuern sollten, ist es natürlich ratsam, an einer Reduktion der Vakanzzeit zu arbeiten. Schließlich impliziert eine offene Stelle direkte Kosten für Ihr Unternehmen. Um Ihre Vakanzzeit bzw. Time-to-Hire nachhaltig zu reduzieren, sollten Sie zunächst in Bewusstseinsbildung in Ihrem Unternehmen investieren. Dazu zählt auch, dass Sie Fachkolleg·innen und Management für die hohen Kosten, die mit unbesetzten Stellen einhergehen, sensibilisieren. Im Folgenden finden Sie deshalb einige Tipps mit der Sie Ihre Vakanzzeit – oder besser – Ihre Time-to-Hire reduzieren können:  

• Setzen Sie auf Active Sourcing: Durch die Direktansprache geeigneter Kandidat·innen sind Sie in der Lage, das Warten auf eingehende Bewerbungen zu umgehen. Sie kontaktieren spannende Profile direkt und starten so sofort mit dem Auswahlprozess. Dafür hat sich der Einsatz spezialisierter Tools wie etwa des XING TalentManagers etabliert. Oder aber Sie lassen Recruiting-Profis passende Talente für sich finden wie etwa durch den XING TalentService. 
• Stärken Sie das Bewusstsein für Recruiting: Ihr gesamtes Unternehmen muss daran interessiert sein, schnell die geeigneten Talente einzustellen – und dabei ganz besonders die Hiring Manager. Ein gutes Beispiel: Sensibilisieren Sie Ihre Fachkolleg·innen dafür, dass diese etwa Blocker in Ihren Kalendern setzen, die für Bewerbungsgespräche reserviert sind. So beschleunigen Sie die Terminfindung für Interviews ungemein.  
• Nutzen Sie Bewerbermanagementsysteme für effiziente Prozessgestaltung: Ohne den Einsatz smarter Software-Lösungen ist es heute kaum möglich, effizientes Recruiting zu betreiben. Insbesondere ein Bewerbermanagementsystem ist dabei ein entscheidender Schlüssel, intelligente Automatisierungen etwa sorgen für eine signifikante Beschleunigung Ihrer internen Prozesse.  
• Stellen Sie Geschwindigkeit ins Zentrum Ihres Bewerbungsprozesses: Geschwindigkeit im Bewerbungsprozess wird neben der Candidate Experience für immer mehr Bewerbende zum entscheidenden Faktor bei der Wahl eines Arbeitgebers. Unternehmen können es sich heute nicht mehr leisten, tagelang mit einer Entscheidung zuzuwarten. Hat Sie ein·e Kandidat·in überzeugt? Dann sollten Sie diesem Talent auch ein Angebot unterbreiten, statt noch einige Tage auf ein möglicherweise besseres Talent zu warten.  

Fazit 

Die Vakanzzeit gibt Ihnen im Recruiting einen guten Eindruck, wie sich die Lage am Gesamtarbeitsmarkt gestaltet. Sie sollten diese Kennzahl zudem als Benchmark für Ihr Recruiting betrachten, um zu sehen, ob Sie mit Ihrer Besetzungszeit schneller als der Durchschnitt sind. Steuern sollten Sie Ihr Recruiting jedoch nicht nach der Vakanzzeit, da diese Kennzahl in der Praxis Schwankungen und Ungenauigkeiten unterliegt. Vielmehr sollten Sie auf KPIs wie die Time-to-Hire oder Time-to-Fill blicken, die in Bezug auf Ihr Unternehmen weitaus höhere Aussagekraft aufweisen.