Chatbots im Bewerbungsprozess bringen viele Vorteile, aber auch rechtliche Pflichten. Sie müssen die DSGVO einhalten, Diskriminierung vermeiden und transparent kommunizieren, dass Bewerbende mit einem automatisierten System interagieren. Automatisierte Entscheidungen erfordern besondere Vorkehrungen, und die Speicherung von Chatbot-Daten unterliegt klaren Fristen. Dieser Artikel beantwortet die wichtigsten rechtlichen Fragen zum Einsatz von Chatbots im Recruiting.
Welche Datenschutzgesetze gelten für Chatbots im Recruiting?
Für Chatbots im Bewerbungsprozess gilt die DSGVO in vollem Umfang. Das bedeutet: Sie dürfen personenbezogene Daten nur verarbeiten, wenn eine Rechtsgrundlage vorliegt – etwa die Einwilligung der Bewerbenden oder die Erfüllung vorvertraglicher Maßnahmen. Bewerbende müssen vor der Nutzung des Chatbots umfassend informiert werden: welche Daten erhoben werden, zu welchem Zweck und wie lange sie gespeichert bleiben.
Die DSGVO fordert außerdem Datensparsamkeit. Ihr Chatbot sollte nur Informationen abfragen, die für die Bewerbung wirklich nötig sind. Fragen nach privaten Vorlieben oder irrelevanten Details sind zu vermeiden. Auch die Zweckbindung ist wichtig: Daten, die für eine konkrete Stelle gesammelt wurden, dürfen nicht einfach für andere Zwecke weiterverwendet werden.
In der Praxis heißt das: Erstellen Sie eine klare Datenschutzerklärung, die direkt im Chatbot verlinkt ist. Informieren Sie transparent über die Datenverarbeitung und holen Sie gegebenenfalls eine Einwilligung ein. Achten Sie darauf, dass Ihr Chatbot keine sensiblen Daten wie Gesundheitsinformationen oder Gewerkschaftszugehörigkeit abfragt – es sei denn, es gibt dafür eine ausdrückliche gesetzliche Grundlage.
Wie stellen Sie sicher, dass Ihr Recruiting-Chatbot diskriminierungsfrei arbeitet?
Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) verbietet Diskriminierung aufgrund von Geschlecht, Alter, ethnischer Herkunft, Religion, Behinderung oder sexueller Identität. Ihr Chatbot darf keine Fragen stellen, die auf diese Merkmale abzielen. Auch indirekte Diskriminierung ist unzulässig – etwa wenn bestimmte Formulierungen oder Algorithmen systematisch bestimmte Gruppen benachteiligen.
Um Diskriminierung zu vermeiden, sollten Sie Ihren Chatbot regelmäßig auf Bias prüfen. Das bedeutet: Analysieren Sie, ob bestimmte Formulierungen oder Auswahlkriterien ungewollt diskriminierend wirken. Vermeiden Sie Fragen nach Familienstand, Kinderwunsch oder Alter. Auch Fragen, die auf kulturelle Hintergründe abzielen, sind problematisch.
Transparenz ist hier wichtig. Machen Sie deutlich, nach welchen Kriterien Ihr Chatbot Bewerbende bewertet. Wenn automatisierte Entscheidungen getroffen werden, müssen Bewerbende die Möglichkeit haben, diese nachzuvollziehen und anzufechten. Schulen Sie Ihr Recruiting-Team regelmäßig zu AGG-Anforderungen und überprüfen Sie die Chatbot-Logik auf mögliche Fallstricke.
Müssen Sie Bewerbende darüber informieren, dass sie mit einem Chatbot kommunizieren?
Ja, Sie sind verpflichtet, transparent zu kommunizieren, dass Bewerbende mit einem automatisierten System interagieren. Die DSGVO und das Telemediengesetz fordern eine klare Kennzeichnung. Bewerbende haben das Recht zu wissen, ob sie mit einem Menschen oder einer Maschine sprechen.
In der Praxis bedeutet das: Ihr Chatbot sollte sich zu Beginn der Konversation als automatisiertes System vorstellen. Eine einfache Formulierung wie „Ich bin ein Chatbot und helfe Ihnen bei Ihrer Bewerbung” reicht oft aus. Wichtig ist, dass diese Information nicht versteckt wird, sondern klar und verständlich ist.
Diese Transparenzpflicht gilt besonders, wenn der Chatbot Entscheidungen trifft oder Bewerbende vorselektiert. In solchen Fällen müssen Sie zusätzlich erklären, wie der Chatbot arbeitet und welche Kriterien er anwendet. Bewerbende sollten jederzeit die Möglichkeit haben, auf einen menschlichen Ansprechpartner zu wechseln.
Was müssen Sie bei automatisierten Entscheidungen im Bewerbungsprozess beachten?
Artikel 22 der DSGVO regelt automatisierte Einzelentscheidungen. Eine solche liegt vor, wenn ein Chatbot ohne menschliches Eingreifen über eine Bewerbung entscheidet – etwa durch automatische Absagen oder Vorauswahl. Bewerbende haben das Recht, nicht ausschließlich auf Basis automatisierter Verarbeitung beurteilt zu werden.
Das bedeutet: Wenn Ihr Chatbot eine Entscheidung trifft, die rechtliche Wirkung entfaltet oder Bewerbende erheblich beeinträchtigt, muss eine menschliche Überprüfung möglich sein. Bewerbende müssen die Chance haben, ihre Sichtweise darzulegen und die Entscheidung anzufechten.
In der Praxis empfiehlt es sich, automatisierte Entscheidungen nur als Vorschlag zu nutzen. Die finale Entscheidung sollte immer ein Mensch treffen. Wenn Sie dennoch vollautomatisierte Prozesse einsetzen möchten, benötigen Sie entweder eine ausdrückliche Einwilligung oder eine gesetzliche Grundlage. Dokumentieren Sie außerdem, wie Ihr Chatbot zu seinen Entscheidungen kommt, um Transparenz zu gewährleisten.
Wie lange dürfen Sie Chatbot-Daten von Bewerbenden speichern?
Die DSGVO fordert, dass personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden, wie es für den Zweck erforderlich ist. Für Bewerbungsdaten bedeutet das: Nach Abschluss des Bewerbungsprozesses müssen Sie die Daten löschen, es sei denn, es gibt eine rechtliche Grundlage für eine längere Speicherung.
Bei erfolglosen Bewerbungen gilt eine Faustregel von sechs Monaten. Diese Frist orientiert sich an den Verjährungsfristen des AGG, falls Bewerbende Ansprüche geltend machen. Bei erfolgreichen Bewerbungen werden die Daten in die Personalakte übernommen und unterliegen dann anderen Aufbewahrungsfristen.
Wenn Bewerbende einer längeren Speicherung zustimmen – etwa für einen Talent-Pool – ist das möglich. Diese Einwilligung muss jedoch freiwillig, informiert und jederzeit widerrufbar sein. Dokumentieren Sie alle Löschfristen und richten Sie automatisierte Löschprozesse ein.
Ein moderner Bewerbungsmanager unterstützt Sie dabei, diese Fristen einzuhalten. Er kann automatisch daran erinnern, wann Daten zu löschen sind, und bietet Funktionen zur rechtskonformen Datenverwaltung. Zudem lassen sich barrierefreie Bewerbungsformulare integrieren, die nicht nur rechtlichen Anforderungen genügen, sondern auch die Candidate Experience verbessern.
Fazit: Der Einsatz von Chatbots im Bewerbungsprozess ist rechtlich anspruchsvoll, aber mit der richtigen Vorbereitung gut umsetzbar. Achten Sie auf DSGVO-Konformität, Diskriminierungsfreiheit und Transparenz. Automatisierte Entscheidungen sollten immer überprüfbar sein, und Daten müssen nach klaren Fristen gelöscht werden. Mit einem durchdachten System können Sie die Vorteile von Chatbots nutzen und gleichzeitig alle rechtlichen Anforderungen erfüllen.
