Candidate Experience: Definition, Nutzen, Beispiel und Tipps zur Verbesserung

Candidate Experience beschreibt alle Erfahrungen, die Kandidat·innen entlang des Bewerbungsprozesses mit Ihrem Unternehmen machen. Unternehmen nutzen dieses Konzept, um diese Erfahrung gezielt zu verbessern, um den Einstellungserfolg zu erhöhen und gleichzeitig die Besetzungskosten und -dauer zu reduzieren. In diesem Glossar-Beitrag erfahren Sie, wie Sie dieses Konzept nutzen können und welche Vorteile es bietet. Außerdem erhalten Sie wertvolle Tipps, wie Sie die Candidate Experience entlang Ihres Recruiting-Prozesses verbessern können.

Definition: Was ist Candidate Experience?

Unter Candidate Experience versteht man die Erfahrungen, die Bewerber·innen während eines Bewerbungsprozesses sammeln. Diese beginnen bereits mit der Stellensuche und führen über den Auswahlprozess bis hin zu den Interviews und der Onboarding-Phase. Der Begriff wird von der Customer Experience abgeleitet, welche sich mit der Zufriedenheit und Bindung der Kundschaft befasst. Diese Denkweise wird auf den Bewerbungsprozess umgelegt, um nicht nur für die Kundschaft, sondern auch für Talente ein positives Unternehmensimage zu gestalten. Schauen wir uns nun an, welche Phasen das Bewerbendenerlebnis in der Regel beinhaltet:

Phase	Beschreibung	Wichtige Touchpoints
1. Aufmerksamkeit (Awareness)	Die Kandidat·innen werden auf das Unternehmen aufmerksam.	Employer Branding, Social Media, Karriereseite, Job-Messen
2. Interesse (Consideration)	Kandidat·innen informieren sich über das Unternehmen und offene Stellen.	Stellenanzeigen, Arbeitgeberbewertungen, Karriere-Website, Unternehmensvideos
3. Bewerbung (Application)	Der Bewerbungsprozess beginnt – Usability und Einfachheit sind entscheidend.	Online-Bewerbungsformular, CV-Upload, mobile Bewerbungsmöglichkeiten
4. Auswahl (Selection)	Interviews, Tests und Auswahlverfahren beeinflussen die Wahrnehmung.	Vorstellungsgespräche, Assessment Center, Feedback-Kultur im Prozess, Kommunikation
5. Einstellung (Hiring/Onboarding)	Vertragsangebot und der erste Eindruck als Mitarbeiter·in.	Vertragsunterzeichnung, Onboarding-Prozess, erste Arbeitswoche
6. Bindung (Retention/Alumni)	Langfristige Beziehung nach der Einstellung oder nach dem Ausscheiden.	Mitarbeiterbindung, Weiterentwicklung, Alumni-Netzwerke, Employer Branding

Was ist der Nutzen von Candidate-Experience-Management?

Der Arbeitsmarkt ist im Wandel und Unternehmen müssen sich gerade für weniger gefragte Stellen oft um Bewerbungen bemühen. Talente haben höhere Ansprüche an ein Unternehmen und daran, wie dieses mit ihnen umgeht. Candidate Experience-Maßnahmen dienen somit der positiven Beeinflussung von Bewerbungen und dem Aufbau einer Beziehung zu diesen.

Von Beginn an ist es wichtig, den Talenten in guter Erinnerung zu bleiben und ein positives Gefühl zu hinterlassen. Negative Erfahrungen sprechen sich durch soziale Medien schnell herum und können ein schlechtes Bild auf Ihr Unternehmen als Arbeitsplatz werfen. Außerdem nehmen Talente die Erfahrungen in ihre neue Stelle bei Ihnen mit.

Wie kann Candidate Experience gemessen werden?

Um beurteilen zu können, wie Bewerber·innen die Candidate Experience bei Ihnen wahrnehmen, sind eine Reihe von Maßnahmen denkbar. Diese helfen Ihnen im weiteren Verlauf Schwachstellen in Ihrem Prozess aufzudecken. Mit den folgenden Maßnahmen können Sie Ihre Bewerbendenerlebnis messen: 

Direktes Feedback einholen

Um Ihre Candidate Experience wirkungsvoll zu messen, ist es unerlässlich, dass Sie sich von Ihren Bewerber·innen Feedback einholen. Dazu gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, die sich gegenseitig ergänzen. Sie können diese sogar in einem gemeinsamen Fragebogen zusammenfassen, um sie gesammelt an Ihre Bewerbenden zu stellen. Besonders verbreitet sind diese Möglichkeiten zur Messung der Wahrnehmung Ihrer Kandidat·innen:

• Post-Interview-Umfragen: Ihre Bewerber·innen erhalten hier nach dem Bewerbungsgespräch eine kurze Befragung zu der bisherigen Erfahrung im Bewerbungsprozess. Hierbei können Sie nach Aspekten wie Verständlichkeit des Prozesses, Kommunikation und wahrgenommene Fairness fragen.
• Candidate Net Promoter Score (NPS): Hier müssen Ihre Bewerber·innen auf einer Skala von 0 bis 10 bewerten, wie wahrscheinlich es ist, dass sie den Bewerbungsprozess in Ihrem Unternehmen  (z.B. an Freunde) weiterempfehlen würden. 
• Freitextfelder für individuelles Feedback: Neben standardisierten Fragen, ist es auch sinnvoll, in Ihrem Feedback-Bogen auch Freitext-Felder für Feedback anzubieten. So erhalten Sie zusätzliches qualitatives Feedback

Analyse der Candidate Experience über die Drop-out-Rate

Ein wichtiger Indikator für Problemfelder in Ihrem Bewerbungsprozess ist die Abbruchquote Ihrer Bewerber·innen. Wenn diese den Prozess vorzeitig beenden, weißt dies in der Regel auf zu hohe Hürden oder anderweitig verursachte negative Erfahrung hin. Die folgenden Aspekte könnten Ursache dafür können: 

• Komplexe oder zeitaufwendige Bewerbungsformulare
• Lange Wartezeiten zwischen einzelnen Prozessschritten
• Fehlende oder unklare Kommunikation Ihrerseits 
• Zu viele Bewerbungsrunden oder unklare Anforderungen

Indem Sie analysieren, an welche Stelle Ihres Recruiting-Prozesses Ihnen die meisten Bewerber·innen abspringen, können Sie konkrete Maßnahmen ableiten. Fragen die Sie sich hier stellen können: 

• Wie lange besuchen potentielle Bewerber·innen Ihre Stellenanzeige? Und finden daraufhin auch Bewerbungen statt? 
• Bewerben sich Interessent·innen auf eine Stelle, nachdem Sie Ihre Karriereseite besucht haben?
• Wie hoch ist die Antwortquote auf Ihre Kommunikation? 
• Wie hoch ist die Annahmequote ihrer Vertragsangebote?
• Wie viele Talente springen zwischen der ersten und zweiten Auswahl-Runde ab?

Zeitbasierte KPIs heranziehen

Die Geschwindigkeit Ihres Bewerbungsprozesses beeinflusst die Wahrnehmung der Candidate Experience maßgeblich. Denn: Wer mag es schon, lange zu warten? Dementsprechend sinnvoll ist es, mit KPIs (engl.: Leistungsindikatoren) zu arbeiten, die den Faktor Zeit messen. Die folgenden Kennzahlen können Sie heranziehen:

• Time-to-Interview: Wie viel Zeit vergeht zwischen der Bewerbung und der Einladung zum Gespräch?
• Time-to-Offer: Wie lange dauert es, bis Bewerber:innen nach dem letzten Gespräch ein Angebot erhalten?
• Time-to-Response: Wie schnell reagiert das Unternehmen auf Bewerbungen oder Rückfragen?

Bewertungsplattformen heranziehen

Neben dem direkten Feedback bieten auch Unternehmensbewertungs-Plattformen wie kununu einen guten Einblick in die Wahrnehmung Ihrer Bewerber·innen. Damit eignen sich die Daten von kununu ideal, um weiteres Feedback einzuholen. Da Sie hier potentiell mit Ihren Bewerber·innen in den Austausch treten, ist Ihr Unternehmensauftritt auf Plattformen wie kununu ebenfalls Teil der Candidate Experience.

Umso wichtiger ist es, dass Sie die Plattformen regelmäßig im Blick behalten und auf die Rückmeldungen transparent und professionell reagieren. Gleichzeitig bietet das Feedback hier weitere Möglichkeiten, Verbesserungsmaßnahmen zu identifizieren. 

Tipps zur Verbesserung der Candidate Experience

Diese Tipps können Ihnen bei der Optimierung Ihres Candidate Experience-Managements helfen. So hinterlassen Sie einen positiven und bleibenden Eindruck bei Ihren Bewerber∙innen.

Tipp #1: Online-Präsenz verstärken

Die Erfahrungssammlung der Talente beginnt nicht erst mit dem Bewerbungsprozess, sondern bereits in der Wahrnehmung Ihres Unternehmens. Talente stecken viel Zeit und Mühe in die Jobsuche und recherchieren im Vorhinein online.  Meist sind die ersten Anlaufstellen Google und Social Media oder Job-Plattformen. Sie sollten daher Ihre Online-Präsenz stärken, um Ihr Unternehmen den Menschen schmackhaft zu machen. Beachten Sie dabei immer, welche Zielgruppe Sie mit welchem Kanal erreichen. Stellen Sie sicher, dass Sie klare und überzeugende Inhalte bieten und den potenziellen Talenten die Kontaktaufnahme mit Ihrem Unternehmen ermöglichen.

Tipp #2: Karriereseite optimieren

Ein sehr wichtiger Touchpoint der Candidate Experience ist Ihre Karriereseite. Diese sollte in jedem Fall benutzerfreundlich, übersichtlich und einfach bedienbar sein. Durch Bilder und Erfahrungsberichte hinterlassen Sie einen persönlichen Eindruck. Außerdem sollte die Seite unbedingt für mobile Endgeräte optimiert sein, da sich immer mehr Personen „on the go“ bewerben. Die Nennung von Ansprechpersonen stellt für Talente klar, dass sie sich bei möglichen Rückfragen jederzeit an Sie wenden können.

Tipp #3 Stellenanzeigen ansprechend gestalten

Eine spannende und anregende Stellenanzeige erweckt ein positives Gefühl bei Talenten. Der Text sollte:

• eine angemessene Länge haben
• Bullet Points beinhalten
• die wichtigsten Fakten über Ihr Unternehmen beinhalten

Nennen Sie die Vorteile, die eine Einstellung in Ihrem Unternehmen mit sich bringen und fügen Sie ein authentisches Foto hinzu. Einen weiteren Pluspunkt erhalten Sie, wenn Sie den Bewerbungsprozess und die einzelnen Abschnitte kurz erklären. So weiß die Person, was sie erwartet.

Tipp #4: Benutzerfreundlicher Bewerbungsprozess

Nutzen Sie einen einfachen und gradlinigen Prozess. Sobald Sie diesen festgelegt haben, sollten Sie ihn testen und von einer außenstehenden Person überprüfen lassen. Das Talent sollte im Idealfall immer wissen, in welchem Schritt es sich gerade befindet und wann es damit rechnen kann, von Ihnen zu hören. Auch der Bewerbungsprozess selbst sollte sich unbedingt automatisch an mobile Endgeräte anpassen.

Tipp #5: Optimierte Kommunikationswege

Kommunikation spielt bei einer positiven Candidate Experience eine zentrale Rolle. Deshalb sollten Sie sich immer in die Schuhe von Jobsuchenden versetzen. Einen positiven Eindruck hinterlassen Sie bereits mit einer einfachen Eingangsbestätigung. So weiß die Person, dass die Bewerbung bei Ihnen eingelangt ist. Weiter positiv sind Benachrichtigungen und Informationen über den Prozess und die weiteren Schritte. Wird die Möglichkeit geboten, Feedback zu Ihrem Recruiting gegeben, kann dieses individuell mitgestaltet werden. Als Arbeitgeber haben Sie durch das erhaltene Feedback die Möglichkeit, Ihr Vorgehen zu optimieren. Der onlyfy Bewerbungsmanager bietet Ihnen diese Möglichkeit.

Eine immer wichtiger werdende Nachricht stellt die Absage-E-Mail dar. Jobsuchende erwarten, auch über weniger erfreuliche Nachrichten informiert zu werden. Sie können jedoch selbst dieser Nachricht etwas Positives abgewinnen, indem Sie Talente einladen, ein Teil Ihres Talent-Pools zu werden. Somit schließen Sie eine Zusammenarbeit zu einem späteren Zeitpunkt nicht aus.

Tipp #6: Bewertung des Bewerbungsprozesses

Nutzen Sie die Analyse-Tools von Job-Börsen oder Netzwerken, auf denen Sie Inserate schalten. Angaben wie die Bounce- oder Exit-Rate zeigen Ihnen, wo Sie Ihre potenziellen Talente verlieren, so können Sie aktiv daran arbeiten, die Candidate Experience an dieser Stelle zu verbessern. Außerdem kann Ihnen, wie bereits erwähnt, das Feedback von Bewerbenden eine große Hilfe sein.

Tipp #7: Interview-Schulung für Führungskräfte 

Die Qualität eines Bewerbungsgesprächs hat maßgeblichen Einfluss auf Ihre Candidate Experience. Hier nehmen Führungskräfte als zentrale Gesprächspartner·innen eine wichtige Rolle ein. Trotzdem sind nur wenige Führungskräfte darin geschult, Bewerbungsgespräche zu führen. Das birgt das Risiko, inkonsistenter oder auch voreingenommener Gesprächsführung.

Dementsprechend wichtig ist es, dass Sie auch Ihre Führungskräfte im Unternehmen in der Interview-Führung schulen. Im Zuge dessen stehen Sensibilisierung für Vorurteile (Stichwort: Beurteilungsfehler), strukturierte Gesprächsführung und das Training gezielter Fragetechniken oder auch aktives Zuhören und das Entwickeln einer Feedback-Kultur auf dem Programm. 

Tipp #8: Mit Candidate Personas arbeiten

Um eine Candidate Experience zu bieten, die positiv in Erinnerung bleibt, ist es entscheidend, die Bedürfnisse, Erwartungen und Motivationen Ihrer Bewerber·innen bestmöglich zu kennen. Oder anders gesagt: Sie müssen Ihre Zielgruppe kennen! Dafür hat sich der Einsatz von Candidate Personas bewährt. Der fiktive, auf datenbasierte Prototyp Ihrer·Ihres Kandidatin·Kandidaten gibt Ihnen Einblicke in die Präferenzen Ihrer Kandidat·innen und ermöglicht Ihnen damit spezifische Anpassungen am Bewerbungsprozess vorzunehmen.

• Wie kommunizieren die Kandidat·innen am liebsten?
• Was ist dem·der Kandidat·in sonst wichtig?

Die Candidate Persona kann Ihnen helfen, diese Fragen zu beantworten und bietet Ihnen damit die Möglichkeit Ihren Bewerbungsprozess zu individualisieren und damit zu verbessern. 

Beispiel für die optimale Candidate Experience

Um das vorgestellte Konzept greifbarer zu machen, zeigen wir Ihnen am Beispiel von Anna, wie eine gelungene Candidate Experience in der Praxis aussehen könnte:

1. Anna ist in ihrem derzeitigen Job nicht genug gefordert und möchte sich daher nach neuen Möglichkeiten umsehen. Bei ihrer Recherche stößt Sie auf Ihr Unternehmen und möchte mehr über Sie erfahren. Anna möchte wissen, wie es ist, für Sie zu arbeiten und was andere Bewerbende und Mitarbeitende über Sie als Arbeitsplatz sagen.
2. Nachdem Ihr Online-Auftritt Anna überzeugt hat und sie wichtige Informationen über Ihre Website erfahren hat, sieht sie sich die freien Stellen auf Ihrer Karriereseite an. Durch die übersichtliche Gestaltung und Benutzerfreundlichkeit findet Sie schnell eine interessante Stelle, die auch Informationen zum Job und Ansprechperson und dem Bewerbungsprozess preisgibt. Anna ist von den Vorteilen überzeugt und beschließt, sich zu bewerben.
3. Sie ist überrascht, dass das Einreichen ihrer Unterlagen auch mobil einfach und strukturiert gestaltet ist. Nachdem Anna die Bewerbung abgesendet hat, bekommt sie nach wenigen Minuten eine E-Mail, die bestätigt, dass ihre Unterlagen bei Ihnen eingegangen sind. In der E-Mail steht zudem, dass sie innerhalb der nächsten Woche nähere Informationen zum Prozess erhält und an wen sie sich bei Unklarheiten wenden kann.
4. Wenige Tage später erhält Anna eine weitere E-Mail. Ihre Bewerbung konnte überzeugen und Sie würden sie gerne kennenlernen. Nach einem Gespräch stellt sich heraus, dass Anna leider nicht die notwendigen Qualifikationen aufweist, die Sie für diese Stelle suchen. Deshalb schreiben Sie ihr wenig später eine E-Mail. Sie bedanken sich für ihre Zeit und erklären ihr, wieso sie für diese Stelle nicht geeignet ist. Da Sie sich jedoch vorstellen können mit Anna auch zukünftig zusammenzuarbeiten, teilen Sie ihr mit, dass Sie sie gerne in Ihren Talentpool aufnehmen möchten.
5. Im nächsten Schritt bitten Sie Anna, Ihnen mitzuteilen, wie sie den Bewerbungsprozess empfunden hat und ob sie konstruktive Kritik hat. So können Sie mögliche Schwachstellen identifizieren und Anna merkt, dass ihre Meinung Ihnen wichtig ist.

Fazit

Candidate Experience ist ein moderner Zugang zur Optimierung des Bewerbungsprozesses auf die hohen Erwartungen der Kandidat·innen hin. Hierbei gilt es, für sämtliche Berührungspunkte die Bedürfnisse der Bewerbenden im Hinterkopf zu behalten. In diesem Beitrag haben Sie einige praktische Handlungsempfehlungen zur Optimierung Ihres Recruiting-Erlebnises erhalten – fest steht, dass die digitale Verwaltung über ein Bewerbermanagementsystem massives Verbesserungspotenzial bietet.

FAQs zu Candidate Experience