Candidate Relationship Management (CRM): Definition, Vorteile & Phasen 

Die Suche nach geeigneten Talenten wird schwieriger. Einerseits setzen Fachkräftemangel und demographischer Wandel Unternehmen unter Druck. Andererseits reicht klassisches Recruiting heute häufig nicht mehr aus, um Stellen nachhaltig zu besetzen. Viele Unternehmen setzen daher auf Candidate Relationship Management. Candidate Relationship Management, kurz CRM, ergänzt das Recruiting und pflegt positive Beziehungen zu aktuellen, potentiellen und ehemaligen Kandidat·innen. Wir zeigen Ihnen, worauf es beim Candidate Relationship Management ankommt, wie es sich anwenden lässt und welche Maßnahmen sich bewährt haben. 

Definition: Was bedeutet Candidate Relationship Management?  

Candidate Relationship Management identifiziert aktive und passive Talente, baut einen Talent-Pool aus qualifizierten, interessierten Kandidat·innen auf und pflegt Beziehungen und Kontakte. Das spart Kosten und Zeit bei der Stellenbesetzung, stärkt die Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit und fördert das Employer Branding. Smartes CRM ist ganzheitlich angelegt: Talente werden nicht punktuell gesucht, sondern langfristig identifiziert, interessiert und gepflegt. Das vereinfacht Bewerbungsprozesse und verhindert unnötige Fluktuation und kritische Vakanzen. 

Das CRM weist deshalb Parallelen zu Talent Acquisition auf. Auch dieses Konzept setzt auf einen ganzheitlichen Ansatz zur Deckung des Personalbedarfs von Unternehmen. In Abgrenzung zum CRM nimmt in der Talent Acquisition die Personalentwicklung einen wesentlicheren Stellenwert ein.  

Candidate Experience: Der Kern des CRM 

Ein guter Eindruck und positive Beziehungen zu Bewerber·innen sind oftmals entscheidend. Talente erwarten heute von Unternehmen einen schlanken und angenehmen Bewerbungsprozess. Unternehmen, die hier negativ auffallen, sind im Rennen um die besten Kandidat·innen zumeist im Hintertreffen.  

Bewerbungsprozesse, die schlechte Eindrücke hinterlassen, schaden der Arbeitgebermarke und mindern Chancen für eine spätere Einstellung geeigneter Bewerber·innen. Mit CRM lassen sich Bewerbungsabläufe verbessern und Talent-Pools können aktiv erweitert werden. 

Vorteile des Candidate Relationship Managements 

Mit einem ganzheitlichen Candidate-Relationship-Management-Ansatz gehen vielfältige Vorteile für Ihre Personalbeschaffung einher. Im Folgenden sind die wichtigsten aufgelistet:  

1. Aufbau einer attraktiven Arbeitgebermarke 

Unternehmen, deren Bewerbungsprozesse gut in Erinnerungen bleiben, erhalten auf Bewertungsportalen wie kununu positive Bewertungen. Auch für das klassische Word-of-Mouth ist eine optimale Candidate Experience natürlich absolut von Vorteil. Und: Selbst, wenn es nicht mit einer Einstellung klappen sollte, steht so die Tür für ein weiteres Gespräch mit “Leider-Nein-Kandidat·innen” definitiv weiter offen als bei einem verkorksten Prozess.  

2. Talent-Pool und Kandidat·innen-Pipeline aufbauen 

Seine Stärke spielt CRM im Aufbau eines Talent-Pools und einer Kandidat·innen-Pipeline aus. Müssen wichtige Stellen schnell besetzt werden, so profitieren Unternehmen davon, rechtzeitig Talente entdeckt, angesprochen und gebunden zu haben. Hier ist es einerseits wichtig, die nötige Infrastruktur zur Verfügung zu haben, um Bewerbenden-Daten datenschutzkonform speichern zu können. Zudem ist eine kontinuierliche Kontaktpflege wichtig, um eine langfristige Beziehung aufzubauen.  

3. Monitoring von CRM und Employer Branding 

CRM ermöglicht die Messung ergriffener Maßnahmen. So lässt sich etwa untersuchen, … 

• … welche Kandidat·innen-Gruppen Interesse zeigen. 
• … ob Employer Branding die Zielgruppe erreicht. 
• … an welchem Punkt Kandidat·innen abspringen. 
• … wie erfolgreich die Förderung potentieller Talente ist. 

4. Unternehmenskultur und Employer-Value-Proposition bewerben 

Gezielte Kontaktpflege gewährt einen aktiven, regelmäßigen Einblick in die Unternehmenskultur und betont die Employer-Value-Proposition. Einzigartige Leistungen und Angebote oder soziales bzw. ökologisches Engagement können in Form von Newslettern und Rundmails das Unternehmensimage stärken. So steigern Sie kontinuierlich Ihre Arbeitgeberattraktivität und erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass Talente ein mögliches Angebot von Ihnen auch annehmen.  

5 Phasen des Candidate Relationship Managements 

CRM lässt sich in der Praxis in fünf Teilschritte unterteilen. Hierbei geht es um den Prozess vom ersten Kontaktpunkt mit potenziellen Kandidat·innen bis hin zur erfolgreichen Einstellung. Folgende Phasen im Candidate Relationship Management sind typisch:  

1. Discover 

Die Möglichkeiten, Talente on- und offline zu entdecken sind vielfältig. In dieser ersten Phase von CRM stellt sich die Frage, welche Kanäle sich für die Mitarbeitersuche anbieten und wie aktive und passive Kandidaten·innen erreicht werden können. Identifizierte Talente werden in einem Talent-Pool nach Eignung und Qualifikation organisiert. Zudem wird Zeit in einen langfristigen Beziehungsaufbau investiert. Zur Discover-Phase gehören folgende Maßnahmen: 

• Kontaktlisten aus ehemaligen und aktuellen Bewerbenden und Mitarbeitenden anlegen und organisieren 
• Social-Media-Profile potentieller Kandidat·innen sichten 
• Interessierten Kandidat·innen auf Ihrer Karriereseite die Möglichkeit zu geben, Profildaten zu hinterlegen 

2. Attract 

In der nächsten Phase gilt es, das Interesse geeigneter Kandidat·innen zu wecken. Ihr Ziel ist es, interessante Talente über die Karriere-Möglichkeiten bzw. konkrete Stellenangebote bei Ihnen zu informieren. Interesse bei Kandidat·innen lässt sich über verschiedene Wege wecken: 

• Employer Branding durch On- und Offline-Werbekampagnen 
• Personalsuche im Umfeld der eigenen Mitarbeiter·innen fördern 
• Eine attraktive Präsenz auf sozialen Netzwerken aufbauen & sogenannte Corporate Influencer nutzen 
• Durch Newsletter und automatisierte Nachrichten passive Kandidat·innen auf dem Laufenden halten 
• Auf dem klassischen Weg über Karrieremessen auf sich aufmerksam machen 

3. Engage 

Die Engage-Phase dreht sich um den Umgang mit Ihren tatsächlichen Kandidat·innen. Hier ist es vor allen Dingen wichtig, den Bewerbungsprozess so angenehm und transparent wie möglich zu gestalten. Hierfür sind folgende Maßnahmen wichtig:  

• Regelmäßiges, zeitnahes Feedback zu Bewerbungsunterlagen (Eingangsbestätigungen, Dankesmails) 
• Updates zum Stand der Bewerbung 
• Positives, angenehmes Klima bei Bewerbungsgesprächen 
• Zeitnahe Rückmeldung und Feedback zum Auswahlprozess 
• Geeignete Bewerber·innen, die nicht in die nächste Runde kamen, weiter an das Unternehmen binden (Stichwort Talent-Pool) 

4. Nurture 

Nach dem Bewerbungsprozess ist die Kontaktpflege fortzusetzen. Beziehungen zu Kandidat·innen lassen sich durch Newsletter und Email-Verteiler (z.B. für Unternehmensinfos, Geburtstagsglückwünsche oder Feiertagsgrüße) pflegen. Auch Hilfestellungen, Event-Einladungen, Workshops oder Tipps zu Weiterbildungen, vermitteln ein Gefühl der Wertschätzung. Das gilt in diesem Fall vor allem für jene Talente, denen Sie kein Job-Angebot ausgesprochen haben. Man sieht sich immer zweimal im (Berufs)-leben! Umso wichtiger ist es, dass Sie hier den Kontakt nicht abreißen lassen.  

5. Hire 

Gepflegte Beziehungen vereinfachen die Einstellung neuen Personals. Nicht nur wissen Kandidat·innen bereits vor ihrer Bewerbung, was sie vom Unternehmen erwarten können. Auch Recruiter·innen können schnell reagieren, wenn begehrte Talente frei oder passende Stellen verfügbar werden. 

Vorüberlegungen im Candidate Relationship Management  

Smartes Candidate Relationship Management erfordert folgende strategische Vorüberlegungen. Diese sind notwendig, um alle Schnittstellen des Recruitings dahingehend auszurichten, um Ihren Bewerbenden einen optimalen Prozess bieten zu können. Diese Vorüberlegungen sind beispielsweise: 

• Ermittlung des Personalbedarfs: Wie ist der aktuelle und zukünftige Personalbedarf auf die Unternehmensziele ausgerichtet? 
• Candidate Persona definieren: Welche Kandidat·innen-Profile und Qualifikationen braucht das Unternehmen? 
• Employer Branding auf Candidate Persona abstimmen: Wie lässt sich Employer Branding attraktiv gestalten, um geeignete Kandidaten·innen anzusprechen? 
• Software-Lösungen für CRM: Wie lässt sich der Talent-Pool effizient organisieren? Über welche Kanäle und mit welchen Tools soll die Kontaktpflege erfolgen? 
• Online-Strategien definieren: Über welche Kanäle und Plattformen sollen Beziehungen geknüpft und gepflegt werden? 
• Controlling und Monitoring: Wie lassen sich Entwicklungen von CRM messen und auswerten, um Maßnahmen zu optimieren und anzupassen? 

Candidate Relationship Management Tools  

Um diesen Ansatz in der Praxis effizient und zielgerichtet umsetzen zu können, empfiehlt sich die Unterstützung durch Candidate Relationship Management Tools. Zumeist kommen hierbei sogenannte Bewerbermanagementsysteme zum Einsatz. Diese ermöglichen es Ihnen, den gesamten Bewerbungsprozess in einer Lösung abzubilden. Zentralisiert Sie hier mit Ihren Kandidat·innen und internen Kolleg·innen kommunizieren und Bewerbenden so eine positive Candidate Experience bieten.  

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Fazit: Candidate Relationship Management ist fester Bestandteil von Recruiting 

Ohne langfristige Recruiting-Strategien lässt sich nachhaltiges Talent Management kaum umsetzen. Unternehmen, die ihr Recruiting um ein ganzheitliches Candidate-Relationship-Management-Konzept ergänzen, sind auf dem Arbeitsmarkt besser aufgestellt. Sie können nicht nur eine Balance zwischen Candidate-, Employee- und Customer-Experience herstellen, sondern auch die Herausforderungen und den Wandel auf dem Arbeitnehmermarkt besser bewältigen.