Bewerbungsprozess: Ablauf, Dauer und Tipps zur Optimierung  

Haben Sie es geschafft, ein Talent von einer Bewerbung bei Ihrem Unternehmen zu überzeugen, dann haben Sie bereits einen wichtigen Schritt im Recruiting erledigt. Nun folgt der Bewerbungsprozess – bei dem Sie mit schlanken und bewerberzentrierten Prozessen viel gewinnen, bei mangelnder Qualität aber auch viel verlieren können.  In diesem Glossar-Eintrag erfahren Sie, wie ein gelungener Prozess für Ihre Kandidat·innen aussehen könnte und wie Sie Ihre Prozesse zielgerichtet optimieren können. 

Definition: Was ist ein Bewerbungsprozess?  

Der Bewerbungsprozess beschreibt jenen Zeitraum, der sich vom Bewerben auf eine konkrete Position bis hin zur Einstellung oder Absage durch das Unternehmen erstreckt. Der Prozess kann aus Sicht der Bewerbenden und der Unternehmen betrachtet werden – auf beiden Seiten gibt es bereits vorbereitende Aktivitäten, die im weiteren Sinne diesem zuzuordnen sind.  

In der Regel dauert ein Bewerbungsprozess mehrere Wochen, da diverse Interaktionen und Austauschprozesse zwischen Unternehmen und Bewerbenden nötig sind. Die Dauer hängt wesentlich von der Stelle, der Größe des Unternehmens und den internen Prozessen ab. Grundsätzlich können Bewerbungsprozesse in Unternehmen verschieden aussehen. Die im Zuge dieses Beitrags vorgestellten Phasen und Schritte finden sich in verschiedener Art und Weise jedoch immer wieder in den diversesten Prozess-Arten.

Wie lange dauert ein Bewerbungsprozess?  

Wie bereits angedeutet, ist es kaum möglich, eine pauschale Aussage über die Dauer des Bewerbungsprozesses zu treffen. Sie können jedoch davon ausgehen, dass dieser Prozess in der Regel mehrere Wochen in Anspruch nehmen wird.  Als Leitblanke könnte man eine Dauer von rund 2 Monaten nennen, die das Durchlaufen sämtlicher interner Schritte in Anspruch nehmen dürften. Die tatsächliche Dauer kann davon je nach Komplexität der Stellenbesetzung stark abweichen.  

Statt einer pauschalen Dauer des Bewerbungsprozesses sollten Sie deshalb eher auf die wesentlichen Zeitfaktoren blicken. Hinterfragen Sie sich, wie Sie diese beschleunigen könnten. Folgende Zeiträume sind etwa verbreitet:  

• Dauer bis zu den ersten qualifizierten Bewerbungen: Wenn Sie Ihre Stellenanzeige nicht zielgerichtet an die passenden Talente ausspielen, kann es je nach Stelle durchaus lange dauern, bis die ersten Bewerbungen bei Ihnen eintreffen.  
• Anzahl der Schritte im Bewerbungsprozess: Wenn Sie auf einen sehr umfangreichen und komplexen Prozess – was bei wichtigen Stellenbesetzungen auch durchaus sinnvoll ist – setzen, dann kann dies natürlich Einfluss auf die Dauer des Gesamtprozesses haben.  
• Interne Prozessdauer: Je nachdem, wie gut Sie Ihre internen administrativen Bewerbermanagement-Prozesse aufgesetzt haben, sind diese ebenfalls ein Zeitfaktor. Etwa, wenn Sie sehr lange dafür brauchen, Bewerbungen zu ordnen, zu erfassen und zu bewerten.  
• Zeitdauer für die Terminfindung: Ein weiterer Prozessschritt, der im Bewerbungsprozess oftmals einiges an Zeit in Anspruch nehmen kann, ist die Terminfindung für Interviews mit dem Recruiting, der Fachabteilung und den Bewerbenden. Hier erfreut sich ein Vorgehen zunehmender Beliebtheit: Nämlich fixe Termin-Slots in den Kalendern der Hiring-Managers zu blocken.  

Bewerbungsprozess-Ablauf: Die 5 Phasen  

Es gibt keine allgemein gültige Systematik für den Ablauf eines Bewerbungsprozesses. Die verschiedenen Tätigkeiten lassen sich aber in unterschiedliche Phasen gliedern. Im Folgenden wird der Ablauf aus Sicht des Unternehmens in diese fünf Phasen gegliedert:  

1. Vorbereitende Phase 
2. Bewerbungseingang  
3. Erste Auswahlrunde  
4. Finale Auswahlrunde  
5. Einstellung, Absagemanagement & Vorbereitung auf das Onboarding  

1) Vorbereitende Phase  

In der vorbereitenden Phase auf den Bewerbungsprozess fallen für Unternehmen all jene Tätigkeiten an, die gesetzt werden müssen, um diesen ins Rollen zu bringen.  Dazu zählen neben internen Prozessen wie der Stellenmeldung durch die Fachabteilung insbesondere die Veröffentlichung einer Stellenanzeige. Auch die Durchführung begleitender Recruiting-Maßnahmen wie etwa Active Sourcing, Social-Media-Recruiting oder Performance Recruiting gehören in diese Phase.  

Um einen möglichst reibungslosen Bewerbungsprozess zu gewährleisten, sollten Sie auf eine optimierte Stellenanzeige setzen, die Interessent·innen bereits vorab all jene Informationen gibt, die diese für die Bewerbungsentscheidung benötigen.  

In unserem Glossar-Eintrag zu Stellenanzeigen schreiben haben wir alle wichtigen Tipps und Tricks für Sie zusammengefasst.  

2) Bewerbungseingang  

In diesem Schritt treffen die ersten Bewerbungen auf Ihre offene Stelle ein. Heute geschieht dies meist auf digitalem Wege, indem Bewerbende ihre Daten über ein Online-Formular an Sie übermitteln. Hier ist es für Sie als Arbeitgeber essenziell, dass Sie ein angenehm zu bedienendes Formular anbieten, das eine Bewerbung innerhalb weniger Minuten erlaubt. So verringern Sie die Zahl jener, die während der Bewerbung abspringen.  

Auf der anderen, internen Seite geht es nun darum, die eingehenden Bewerbungen bestmöglich zu organisieren. Hier hat sich in der Praxis die Verwendung eines Bewerbermanagement-Systems etabliert, das Ihnen die automatisierte, digitale und datenschutzkonforme Verarbeitung von Bewerbenden-Daten erlaubt.  

3) Erste Auswahlrunde 

In der Regel finden nun die ersten Schritte im Auswahlprozess statt. Hier gilt es, die eingegangenen Bewerbungen miteinander zu vergleichen, diese mit Ihrem Anforderungsprofil abzugleichen und möglicherweise ein erstes Telefon-Interview durchzuführen. Für die Darstellung eines Bewerbungsprozesses eignet es sich durchaus, eine erste und zweite Auswahlrunde zu unterscheiden.  

In der ersten Auswahlrunde findet ein erstes Screening statt und Sie als Unternehmen entscheiden am Ende, mit welchen Kandidat·innen Sie den Bewerbungsprozess fortsetzen möchten. Wichtig ist, dass Sie in dieser Phase eine regelmäßige Kommunikation mit Ihren Bewerbenden sicherstellen und diesen regelmäßige Updates zukommen lassen. Auch hier kann Sie ein Bewerbermanagement-System unterstützen.  

4) Finale Auswahlrunde 

Je nach Wichtigkeit der Position finden nun weitere Auswahlrunden statt. Einige Unternehmen agieren mit zwei Vorstellungsgesprächen und einem Kennenlernen im Team, andere ergänzen dies um ein Assessment Center, wenn es um enorm wichtige Stellenbesetzungen geht. 

Fest steht: Die finale Auswahlrunde verweist auf all jene Kontaktpunkte, die Sie als Unternehmen mit Ihren Bewerbenden haben, um Ihre Entscheidung für das geeignetste Talent zu fällen. Wie viele Schritte hier genau hineinfallen, kann von Position zu Position variieren. Wichtig ist, dass Sie sich für Ihre Entscheidung so viel Zeit wie nötig nehmen, gleichzeitig aber so schnell wie möglich zu einem Ergebnis kommen. Trends wie Ghosting haben gezeigt, dass Geschwindigkeit immer mehr zu einem entscheidenden Faktor im Bewerbungsprozess wird.  

5) Einstellung, Absagemanagement & Vorbereitung auf das Onboarding 

Nun sind Sie auch am Ende des Bewerbungsprozesses angekommen. In diesem Schritt geht es darum, dem präferierten Talent ein Angebot zu unterbreiten und den Leider-Nein-Kandidat·innen eine transparente, wertschätzende Absage zukommen zu lassen. Zudem geht Ihr Bewerbungsprozess nun schleichend in die sogenannte Pre-Onboarding-Phase über, in der Sie die·den neuen Mitarbeitende·n in Ihrem Unternehmen willkommen heißen und mit der Vorbereitung auf den ersten Arbeitstag beginnen.  

Kennzahlen, Tools, Trends & Co für Ihren Bewerbungsprozess

Für eine erfolgreiche Etablierung eines starken und kandidat·innen-zentrierten Bewerbungsprozesses gibt es neben einem klaren Set an Kennzahlen auch zahlreiche Tools, die Sie in der Praxis unterstützen. In diesem Abschnitt möchten wir Ihnen vorstellen, welche Key-Performance-Indicators Sie zur Erfolgsmessung Ihres Prozesses heranziehen können, welche Tools und Trends Sie auf dem Radar haben sollten und wie kununu eine zentrale Rolle im Feedback-Prozess spielen könnte.

Die wichtigsten Kennzahlen im Prozess

Um die Effizienz und Ziel-Erreichung Ihres Bewerbungsprozesses zu überprüfen, hat sich die Verwendung von Recruiting-KPIs etabliert. Hier verwenden Sie klare Kennzahlen, um die Qualität Ihres Prozesses messbar zu machen. Folgende Kennzahlen sollten Sie berücksichtigen:  

• Time-to-Hire: Hiermit messen Sie die Zeit von der Ausschreibung bis zum unterschriebenen Arbeitsvertrag. Dies deckt sich also mit der Gesamtdauer des Bewerbungsprozesses mit Ausnahme der vorbereitenden Phase.  
• Cost per Hire: Mit den Cost per Hire halten Sie feste, wie viele Kosten bei Ihnen im Unternehmen für eine Einstellung angefallen sind. Diese können Sie entweder für eine konkrete Position oder als Durchschnittswert erheben.  
• Time-to-Interview: Mit der Time-to-Interview halten Sie fest, wie viel Zeit zwischen der Ausschreibung und dem ersten Interview vergangen ist. Sie können diese Kennzahl aber auch anders interpretieren, um Ihre interne Prozessqualität zu überprüfen: Etwa, indem Sie sich die Zeitdauer von der Bewerbung eines Talents bis zu dessen erstem Interview ansehen. Je schneller Sie hier sind, desto besser ist der Eindruck, den Sie beim Talent hinterlassen.  
• Channel-Effectiveness: Die Channel Effectiveness vergleicht die Effektivität der verschiedenen Kanäle, die Sie im Recruiting einsetzen. Hier lohnt sich insbesondere der Vergleich, um in Zukunft die effizientesten Kanäle für Ihre Personalbeschaffung auszuwählen. Eine konkrete Kennzahl wäre hier etwa die der Cost per Application.  

Mehr zu Kennzahlen im Recruiting erfahren Sie in unserem Glossar-Eintrag! 

Bei kununu den Bewerbungsprozess bewerten lassen

Eine zentrale Kennzahl sind natürlich auch die kununu Bewertungen von Kandidat·innen für Ihren Bewerbungsprozess. Auf der führenden Plattform für Workplace-Insights im deutschsprachigen Raum haben Interessent·innen nämlich die Möglichkeit, neben Arbeitgeberbewertungen auch Bewertungen für die Bewerbungsprozesse zu hinterlassen. Das hilft natürlich potenziellen Kandidat·innen, die sich vor einer Bewerbung noch über das Unternehmen informieren möchten. Es hilft aber auch Ihnen, indem Sie spannende Insights für die Optimierung Ihrer Prozesse erhalten.

Mit dem onlyfy Bewerbungsmanager können Sie Ihre Kandidat·innen bequem dazu einladen, den Bewerbungsprozess auf kununu zu bewerten. Über vorgefertigte Prozesse senden Sie diese Feedback-Einladung direkt via Mail zu, die Rückmeldung können Sie dann automatisch auf der Arbeitgeberbewertungsplattform veröffentlichen lassen. Für Sie entsteht dadurch kein Mehraufwand.

Tools für Ihren Bewerbungsprozess

Vom Bewerbermanagementsystem über Video-Conferencing-Tools bis hin zu gezielten Analytics-Tools: Die Unterstützung durch verschiedene Software-Lösungen ist aus Bewerbungsprozessen heute eigentlich kaum noch wegzudenken. Folgende Tools sind dabei besonders spannend:

Applicant Tracking Systeme (ATS)

Applicant Tracking Systeme wie der onlyfy Bewerbungsmanager helfen Ihnen, Ihre gesamten Bewerbungsprozess effizient und strukturiert zu verwalten. Egal ob Erstellung der Stellenanzeige, Koordinierung der Bewerbungsgespräche oder Automatisierung bestimmter Schritte wie z.B. das Aussenden der Eingangsbestätigung bei Erhalt einer Bewerbung: Ein ATS stellt das digitale Fundament für Ihren Personalbeschaffungsprozess dar.

Videointerview-Software

Videointerview-Software wie die von Zoom oder Microsoft Teams ermöglicht es Ihnen, Kandidat•innen auch ortsunabhängig zu interviewen. Das spart Ihnen nicht nur Zeit und Kosten, Sie erhöhen auch die Flexibilität Ihrer Prozesse und damit die Candidate Experience Ihrer Bewerber•innen. Denn sind wir uns ehrlich: Vor allem in frühen Runden ist es heute nicht mehr unbedingt notwendig, Termine ausschließlich vor Ort abzuhalten.

Sourcing Tools

Mit Active Sourcing Tools wie dem XING Talentmanager können Sie proaktiv Talente suchen und ansprechen. Neben diesem Profi-Tool bietet der onlyfy Bewerbungsmanager ebenfalls eine einfache Active-Sourcing-Integration. Für jeden Job, den Sie erstellen, erhalten Sie automatische Kandidat·innen-Empfehlungen. Diese können Sie auf Knopfdruck zur Bewerbung einladen. So starten Sie direkt mit dem Auswahlprozess, statt auf eingehende Bewerbungen zu warten.

Auch im Passive Sourcing unterstützt Sie ein Tool wie der onlyfy Bewerbungsmanager. Hier haben Sie Zugriff auf Multiposting, können Ihre Stellenanzeigen also bequem auf zahlreichen Plattformen schalten. Ohne Mehraufwand, versteht sich. Damit steigern Sie Ihre Reichweite, sind mit Ihren offenen Positionen umfassend präsent und erreichen so mehr passende Kandidat·innen.

Online Assessment Tools

Diese Systeme ermöglichen es Ihnen, die Fähigkeiten und Eignung Ihrer Bewerber•innen durch standardisierte Tests und Bewertungsverfahren objektiv zu bewerten. Sie sorgen für eine fundierte Entscheidungsbasis und minimieren subjektive Fehleinschätzungen. Beispiele hier sind TestGorilla oder auch HackerRank.

Recruiting Analytics Tools

Recruiting Analytic Tools liefern Ihnen wertvolle Einblicke in die Performance und Effektivität Ihres Prozesses. Mittels der gelieferten Daten behalten Sie den Überblick über Ihre KPIs wie z.B Ihre Time-to-Hire. Am einfachsten ist es natürlich, wenn Ihr ATS eine Analyse-Funktion – wie im onlyfy Bewerbungsmanager – bereits integriert hat.

Calender Tools

Calender Tools helfen Ihnen dabei, die Bewerbungsgespräche mit Ihren Kandidat•innen zu planen. Sollte eine solche Funktion nicht in Ihrem ATS integriert sein, bieten Kalender Tools eine wertvolle Unterstützung, um Ihren Bewerbungsprozess effizient abzuwickeln. Der onlyfy Bewerbungsmanager bietet etwa die Möglichkeit, Chronofy zu integrieren, sodass Sie hier Ihre Termine aus einer Hand organisieren können.

Bewerbungstrends: Wie sieht der Bewerbungsprozess der Zukunft aus?

Mit dem Einzug der Digitalisierung und dem aktuellen Hype rund um künstliche Intelligenz in der Personalgewinnung haben sich auch Bewerbungsprozesse stark verändert. Im Folgenden möchten wir Ihnen zwei zentrale Paradigmen vorstellen, die Job-Suche und Bewerbungsprozesse auch in Zukunft deutlich beeinflussen werden:

War for Talents

Im Zuge des Ausscheidens der Babyboomer Generation aus dem Arbeitsmarkt wird erwartet, dass der Fachkräftemangel weiter zunehmen wird. Dies führt dazu, dass Unternehmen in Zukunft vermehrt sich selbst als Arbeitgeber bewerben werden müssen. So glaubt ein Großteil der Befragten einer aktuellen Studie zur Zukunft des Bewerbungsprozesses¹, dass Unternehmen gleichermaßen für Ihre Produkte und für sich selbst als Arbeitgeber werben werden.

Der War for Talents führt zu einer deutlichen Machtverschiebung am Arbeitsmarkt. Nicht mehr Talente sind Bittsteller, künftig müssen Arbeitgeber immer stärker auf die Forderungen der Bewerbenden eingehen. Ganz nach dem Motto: Nicht mehr Kandidat·innen bewerben sich bei Unternehmen, sondern umgekehrt!

Job-Suche? Bitte einfach!

Die Zukunft der Job-Suche ist digital, unkompliziert und schnell. Zumindest stellen sich so die Befragten die Zukunft des Bewerbungsprozesses vor. Der Studie zufolge glauben 7 von 10 Recruiter•innen, dass die Online-Bewerbungen in Zukunft genau so einfach wie das Online-Shopping sein werden wird. Wir sind gespannt!

Dafür sind natürlich Instrumente wie eine One-Click-Bewerbung – wie sie etwa auf XING möglich ist – äußerst interessant. Kandidat·innen müssen nicht mehr mühevoll alle Daten übertragen, sondern können Ihre Bewerbung in wenigen Augenblicken abschließen. Das verbessert nicht nur die Candidate Experience, sondern reduziert auch Abbruchraten im Prozess.

5 Tipps zur Optimierung des Bewerbungsprozesses 

Im Grunde geht es bei der Etablierung eines gelungene Bewerbungsprozesses darum, diesen maximal an die Bedürfnisse Ihrer Bewerbenden auszurichten. Im Folgenden finden Sie einige allgemeine Handlungsempfehlungen, die Sie berücksichtigen können:  

1) Bieten Sie bequeme Bewerbungsmöglichkeiten  

Bieten Sie Bewerbenden angenehme Möglichkeiten, sich bei Ihnen zu bewerben. Je schneller diese Ihr Bewerbungsformular abschicken können, desto besser. Dazu zählen etwa eine XING Sofort-Bewerbung, mit der sich XING Mitglieder mit nur einem Klick bewerben können. Oder die moderne Möglichkeit, sich über automatisiertem WhatsApp-Chat zu bewerben. Wichtig ist außerdem, dass Sie Ihre Bewerbungsformulare für mobile Endgeräte optimieren. So können sich Talente auch von unterwegs bewerben. Eine Möglichkeit, die von Talenten sehr geschätzt wird.  

2) Setzen Sie auf ein Bewerbermanagement-System 

Mithilfe einer smarten Software-Lösung wie dem onlyfy Bewerbungsmanager können Sie Ihren gesamten Bewerbungsprozess zentralisiert verwalten und repetitive Aufgaben automatisieren. Damit verbessern Sie nicht nur die Bewerbungserfahrung Ihrer Talente, die sogenannte Candidate Experience, Sie sparen außerdem wertvolle Zeit und Kosten im Recruiting.  

3) Blocken Sie Termine für Vorstellungsgespräche 

Um die Zeit zur Terminfindung für ein Vorstellungsgespräch zu verkürzen, sollten Sie fixe Termine in den Kalendern Ihrer Hiring-Managers blocken, auf die Sie als Recruiter·in jederzeit zugreifen können. So können Sie die Time-to-Interview in der Regel massiv verkürzen, was wiederum zu einer ganzheitlichen Beschleunigung des Bewerbungsprozesses führt.  

4) Stellen Sie eine regelmäßige, transparente Kommunikation sicher 

Informieren Sie Talente in regelmäßigen Abständen, wo sich diese gerade im Bewerbungsprozess befinden. So halten Sie diese informiert und reduzieren die Wahrscheinlichkeit, dass diese im Prozess abspringen. Wichtig in diesem Zusammenhang ist auch, dass Sie sich wenige Minuten nach dem Bewerbungseingang erstmals melden – dies geht besonders effizient über eine automatisierte Eingangsbestätigung.  

5) Fordern Sie Feedback für den Bewerbungsprozess ein 

Verbessern Sie sich doch auf Basis der Erfahrungen, die Bewerbende mit Ihnen gemacht haben. Fordern Sie deshalb aktiv Feedback vonseiten Ihrer Kandidat·innen, um Optimierungspotenziale aufzudecken, die Sie möglicherweise gar nicht auf dem Schirm hatten. Der onlyfy Bewerbungsmanager erlaubt es etwa, dass Sie mit nur wenigen Klicks Ihre Bewerbenden dazu einladen, Feedback zum Bewerbungsprozess auf kununu zu hinterlassen.  

Best-Practice-Beispiel: Bewerbungsprozess für Account-Manager·innen

Damit Sie sich vorstellen können, wie der ideale Bewerbungsprozess auch in der Praxis abläuft, durchlaufen wir im Folgenden ein Best-Practice-Beispiel für die erfolgreiche Einstellung eines•einer neue•n Account Manager•in. Hier zeigen wir Ihnen, welche Schritte typischerweise zu durchlaufen sind – und wie diese optimal gestaltet werden können.

1. Vorbereitende Phase 

Das Sales Department hat Bedarf für eine•n neue•n Account Manager•in angemeldet? Super! Dann gilt es nun, die Veröffentlichung der Stellenanzeige vorzubereiten. Dafür wird die Candidate Persona herangezogen, die für Account Manager•innen in Ihrem Unternehmen angefertigt wurde. Darüber können unter anderem die folgenden Fragen beantwortet werden:

• Was sind typischen demographischen Merkmale eines•einer Account Manager•in?
• Was sind die bisherigen Berufserfahrungen?
• Welche Interessen und Ziele hat Ihre Zielgruppe?
• Wie kommuniziert sie?

Aus der Candidate Persona lassen sich folgende Informationen entnehmen:

• Kandidat•in ist zwischen 27 und 43 Jahre alt
• hat BWL oder auch Marketing studiert oder eine ähnliche Ausbildung vorzuweisen
• hat mindestens 5 Jahre Berufserfahrung im Vertrieb und/oder Kundenmanagement
• ist kommunikativ, nahbar und verhandlungsstark
• möchte zum Unternehmenserfolg beitragen und langfristig eine Führungsposition einnehmen
• ist auf LinkedIn aktiv und sucht Jobs auf XING. Greift dafür auch auf das eigene Netzwerk zurück.

Im Idealfall haben Sie hier schon eine Candidate Persona für eine•n Account Manager•in vorliegen. So können Sie Ihre Stellenanzeige direkt nach den entsprechenden Bedürfnissen ausrichten. Haben Sie noch keine Candidate Persona für eine•n Account Manager•in in Ihrem Unternehmen erstellt, bietet es sich an, dies nun zu tun. Wie das geht, lesen Sie in unserem Beitrag zu Candidate Personas!

Ist die Candidate Persona erstellt, können Sie sich der Stellenanzeige widmen. Anhand dieser lassen sich die relevanten Elemente identifizieren, die Ihre Stellenanzeige unbedingt beinhalten muss. Zusätzlich können Sie sich für die Erstellung an den fünf W-Fragen orientieren:

• Wer sind wir?
• Wen suchen wir?
• Was erwarten wir?
• Was bieten wir?
• Worum bitten wir?

Ziel ist es, die Stellenanzeige auf Ihre potentiellen Bewerber•innen auszurichten. Denken Sie dabei an einen Call to Action, der mehr als nur das generische „Wir stellen ein- jetzt bewerben!“ umfasst. Sprechen Sie hier das „Herz“ Ihrer Zielgruppe an: Was könnte Account Manager•innen zur einer Bewerbung bei Ihrem Unternehmen anregen? Versuchen Sie es z.B. mit „Unsere Kunden sind unser höchstes Gut. Stehen wir gemeinsam an dessen Seite. Bewerben Sie sich jetzt!“

Ist die Stellenanzeige fertig, stellt sich die Frage, auf welchen Plattformen und Kanälen Sie diese ausspielen wollen. In unserem Fall entscheiden wir uns für die Ausspielung auf XING und den weiteren gängigen Job-Portalen wie Stepstone oder Indeed. Aber auch eine Anzeige den Social-Media-Plattformen LinkedIn, Facebook oder Intagram ist einen Versuch wert: Immerhin haben Sie so die Möglichkeit, noch weitere Kandidat•innen anzusprechen, die auf keinen Job-Plattformen aktiv sind. Sie können die Stellenanzeige nun live schalten.

2) Bewerbungseingang 

Ist die Stellenanzeige live, werden schon bald die ersten Bewerbungen eintreffen. Um diese effektiv zu organisieren, nutzen Sie ein Bewerbungsmanagementsystem wie den onlyfy Bewerbungsmanager. Diese unterstützen Sie im gesamten Verlauf des Bewerbungsprozesses. So können Sie Ihren Bewerber•innen bei Eingang ihrer Bewerbung eine automatisierte Eingangsbestätigung zukommen lassen.

Gleichzeitig sichten Sie nun die eingehenden Bewerbungen nach vielversprechenden Kandidat•innen. Diese gilt es „beiseite“ zu legen und im nächsten Schritt zu einer ersten Auswahlrunde einzuladen. Stellen Sie sicher, auch jenen Kandidat•innen abzusagen, die es nicht in die engere Auswahl geschafft haben. Hier zählt auch Geschwindigkeit: Je schneller Sie Ihren Bewerber•innen eine Rückmeldung geben können, desto besser! Eine zeitnahe, wertschätzende und transparente Kommunikation erhört die Candidate Experience für Ihre Bewerber•innen.

3) Erste Auswahlrunde

Je nachdem, wie Sie Ihre Personalbeschaffung ausgestaltet haben, steht nun das erste Bewerbungsgespräch oder alternativ auch ein Tag im Assessment Center an. Ganz gleich, wie Sie Ihre erste Auswahlrunde gestalten: Nun haben Sie die Möglichkeit, Ihre vielversprechendsten Kandidat•innen persönlich kennenzulernen. Ziel sollte hier sein, Ihre Bewerbenden nach den geforderten Kompetenzen abzuklopfen, sodass Sie im Folgenden eine fundierte Grundlage haben, auf der Sie Ihre Personalentscheidung treffen können. Hier können auch Interviewtechniken wie ein strukturiertes Interview hilfreich sein.

Der Personalauswahl-Prozess kann je nach Komplexität der Position stark variieren: von einem alleinigen Bewerbungsgespräch bis zu drei Runden mit Vorstellungsgesprächen inklusive Assessment Center.

4) Finale Auswahlrunde

In der nun finalen Auswahlrunde führen Sie die nochmals vertiefende Gespräche mit Ihren vielversprechendsten Kandidat•innen. Auch dieser Schritt hängt von der Komplexität der zu besetzenden Stelle ab. In unserem Fall könnten Sie nun Ihren Kandidat•innen eine Fallstudie vorlegen, die auf die Aufgaben eines•einer Account Managers•Managerin in Ihrem Unternehmen zugeschnitten ist. Auch das potentiell neue Team können Sie jetzt vorstellen. So erhalten die Kandidat•innen weitere Eindrücke zu Ihrer Unternehmenskultur.

5) Einstellung, Absagemanagement & Vorbereitung auf das Onboarding

Jetzt wird es ernst! Es ist an der Zeit, die Entscheidung für den·die geeignetste·n Kandidat·in zu treffen. Wer besitzt die richtige Qualifikation? Wer fügt sich am besten in die Unternehmenskultur ein? Wer hat Sie am meisten überzeugt? Diese Person sollten Sie nun über Ihre Entscheidung informieren und anschließend ein Vertragsangebot unterbreiten.

Besonders wichtig: Vergessen Sie nicht, auch die übrigen Bewerber•innen über Ihre Entscheidung zu benachrichtigen. Neben der Zusage sollten Sie also auch die Absagen versenden. Dies trägt ebenfalls zur positiven Candidate Experience in Ihrem Recruiting-Prozess bei. Bewerbermanagementsysteme können auch diesen Schritt erleichtern: Mit dem onlyfy Bewerbungsmanager haben Sie die Möglichkeit, Ihre Bewerber•innen direkt nach einer Bewertung des Bewerbungsprozesses auf kununu zu fragen.

Ist der Vertrag unterschrieben? Glückwunsch! Dann gilt es nun das Onboarding für Ihre•n neuen Kollgen•in vorzubereiten. Dieses soll ihrem•ihrer neue•n Account Manager•in den bestmöglichen Start in seine·ihre Tätigkeit ermöglichen. Dafür muss sie für die neuen Verantwortlichkeiten vorbereitet werden. Bestimmen Sie mit dem Team Ihres neuen Mitarbeitenden welche Maßnahmen hier notwendig sind. Ist das passiert? Ihr•e Account Manager•in kann die Arbeit jetzt aufnehmen!

Fazit  

Der Bewerbungsprozess ist einer der wichtigsten Prozesse im Recruiting. Dementsprechend naheliegend ist es, dass Sie als Unternehmen in die optimale Ausgestaltung dieses investieren. Achten Sie stets darauf, Ihren Prozess möglichst bewerberzentriert auszurichten und setzen Sie aktiv Maßnahmen, um diesen so auszurichten, dass dieser aus Sicht der Kandidat·innen möglichst schnell abgeschlossen werden kann.  

FAQs zum Bewerbungsprozess

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¹ Stepstone, Studie zur Zukunft des Bewerbungsprozesses.